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Comment améliorer sa gestion du temps | 7 clés

Comment gérer son temps ? Comment réussir à mieux s’organiser pour ne plus être débordé ? La gestion du temps est un sujet qui revient très régulièrement sur le tapis. Pourquoi ? Que nous soyons salarié, entrepreneur, freelance, stagiaire ou débutant, nous voulons tous être plus productifs, plus efficaces. Aujourd’hui, je vous dévoile mes outils et stratégies : voyons les 7 clés essentielles pour mieux gérer son temps ! 

 

Optimisez vos temps libres

 

Nous avons tous beaucoup de temps libre dans une semaine classique. L’idée n’est pas forcément de profiter de tous ces temps libres pour faire quelque chose de productif, mais de prendre conscience qu’il existe deux types de temps libre : 

 

Le temps que nous prenons pour nous aérer l’esprit, nous vider la tête et faire des activités qui nous font du bien – le temps libre qui est choisi, pendant lequel nous prenons le temps de nous reposer.

Le temps libre qui est davantage subi, par exemple lorsque nous faisons la queue au supermarché ou bien que nous restons dans la salle d’attente du dentiste 30 min parce qu’il a du retard.

 

La prochaine fois que vous subissez un temps libre, essayez d’être créatif et d’optimiser ces moments. Je suis certain que vous avez déjà perdu du temps en attendant un rendez-vous qui avait du retard, et que vous avez attendu quinzaine minutes sans rien faire, ou bien en scrollant sur Facebook. 

 

La prochaine fois, écoutez un podcast, lisez un livre, notez dans un carnet les idées qui vous viennent à l’esprit (votre prochaine destination de vacances comme votre liste de courses), passez un coup de téléphone que vous aviez prévu de passer dans les jours qui viennent – vous gagnez ainsi des minutes précieuses, vous gérez mieux le temps qui vous est imparti et n’aurez plus la sensation d’avoir perdu votre temps. 

 

C’est ainsi que fonctionnent les effets de levier : on réalise plusieurs actions dans un même laps de temps – pour gagner en productivité et en efficacité. 

 

Par exemple, depuis quelques temps je prends mon vélo pour me rendre à la salle de sport. Cela me permet de faire deux fois plus de sport, d’écouter en même temps un podcast sur l’entrepreneuriat – et de l’écouter en anglais. Ainsi, j’optimise mon temps : dans un même moment, je fais du sport, je m’instruis dans mon domaine qu’est l’entrepreneuriat et je travaille mon anglais – dans une période qui était censée être un temps mort entre deux activités, entre un point A et un point B.

 

Appliquez la Loi de Pareto

 

Selon la Loi de Pareto, ou règle des 20/80, 20 % des actions que l’on mène apportent 80 % de nos résultats. Et à l’inverse : 80 % des actions menées dans notre vie nous offrent 20 % des nos résultats. Si vous êtes entrepreneur par exemple, cela veut dire que 20 % de vos clients vous rapportent 80 % de votre chiffre d’affaire. 

 

Ce principe doit vous aider à comprendre là où vous devez concentrer vos efforts – il vous aide à distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. 

 

Pour parvenir à gérer votre temps au mieux, je vous invite à prendre un papier et un stylo – puis à noter tout ce que vous devez réaliser dans votre semaine, l’intégralité de vos tâches (des plus ambitieuses aux plus chronophage en passant pas les tâches les plus basiques). 

 

Pour manager votre temps, commencez par écarter ce qui est très peu urgent et très peu important – car ce ne sont pas des tâches qui entreront dans les 20 % d’actions qui vous apporteront 80 % de résultats. Ensuite, éliminiez progressivement ce qui est urgent mais peu important. Enfin, conservez uniquement ce qui est très important et peu urgent – et mettez-y de la valeur. 

 

L’idée est simple : tout ce qui n’est pas indispensable dans votre vie, est inutile. Faites cet exercice pendant quelques semaines – et vous prendrez l’habitude de vous questionner sur ce qui n’est pas indispensable pour vous, et que vous devez éliminer de vos vies. Après plusieurs semaines, voire plusieurs mois, vous aurez le recul nécessaire pour comprendre quelles sont les actions que vous faites qui ne sont pas si importantes – et qui vous éloignent des objectifs que vous souhaitez atteindre.

 

À chaque action, demandez-vous si celle-ci vous amène vers vos objectifs, si elle vous en rapproche – et si la réponse est non, alors éliminez-là. Vous avez 3 options concernant les tâches que vous éliminez : soit vous la déléguez, soit vous la supprimez vraiment, soit vous la remettez à plus tard et vous la sortez de votre tête pour qu’elle ne vous encombre plus l’esprit. 

 

Vous aller gagner un temps précieux et devenir un expert en gestion de votre temps.  

 

Mettez en place la règle des deux minutes pour mieux gérer votre temps

 

La règle des deux minutes est une règle qui me vient de David Allen. Le principe est simple : tout ce qui peut être fait en deux minutes doit être fait immédiatement. 

 

Combien de fois vous êtes-vous dit : je descendrai la poubelle toute à l’heure, je répondrai à ce mail plus tard, j’enverrai un texto à une amie cet après-midi, il faut vraiment que je pense à décaler cette réunion, etc. 

 

Les exemples sont infinis et la solution est simple : si une tâche vous prend moins de deux minutes, faites-là immédiatement ! Au départ, vous aurez la sensation d’avoir beaucoup de petites actions à réaliser – et c’est normal : vous avez accumulé énormément de tâches en procrastinant. Mais une fois que vous serez à jour, vous remarquerez que ces actions arrivent seulement quelques fois dans la journée et qu’elles ne vous feront pas perdre de temps, au contraire. Par ailleurs, ce sont autant de choses qui ne vous encombreront pas l’esprit et qui ne vous pollueront pas tout au long de la journée. 

 

La règle des 2 minutes est un outil puissant de gestion du temps. 

 

Déterminez des actions concrètes

 

Qu’est-ce qu’une action concrète ? C’est simple : il s’agit d’une action qui a un début, une fin, et qui est définie. 

 

Par exemple, si vous vous donnez comme objectif « je vais développer mon entreprise », cela ne veut rien dire. Vous ne définissez pas les actions à mener, ni le temps que cela vous prendra, et vous ne saurez pas quand vous arrêter ni comment juger si votre objectif est atteint. 

 

En ce qui me concerne, je peux décider que je passe une heure dans ma journée à réfléchir aux deux prochaines vidéos que j’ai envie de tourner pour vous. Au bout d’une heure, si j’ai trouvé mes deux idées de vidéo, alors je peux affirmer que mon action est terminée et passer ainsi à la suivante. Cela pourrait aussi être de consacrer une demie journée à tourner 3 vidéos, ou bien dégager une demie heure pour passer un coup de téléphone important. 

 

Votre action est terminée lorsque vous avez rempli les critères qui la définissent. 

 

Pour manager au mieux votre temps, il ne faut pas lister des projets, mais des actions concrètes. Si vous avez comme projet « aller aux États-Unis » ou « faire grossir mon entreprise », ce sont des projets qui semblent longs et difficiles et vous ne saurez pas par où commencer. Vous verrez la montagne de choses à réaliser pour y parvenir et vous allez très rapidement vous sentir découragé. 

 

Découpez vos projets en plusieurs actions simples et réalisables, cela vous semblera beaucoup plus accessible et vous permettra de les délimiter dans le temps. Pour le projet de voyage aux États-Unis, commencez par faire votre visa, puis délimitez l’itinéraire que vous souhaiter réaliser, et enfin réservez les logements. Pour faire grossir votre entreprise, définissez vos besoins, recrutez un stagiaire pour vous soutenir dans les missions les plus simples et vous faire gagner du temps sur les tâches importantes, prenez une heure de rendez-vous avec un coach en business, etc. 

 

Définissez vos objectifs sur l’année, puis les actions à réaliser chaque mois, chaque semaine et chaque jour pour y parvenir. Vous concentrerez quotidiennement votre énergie sur une action, vous ne vous éparpillerez plus et optimiserez votre gestion du temps. 

 

Définissez des time block

 

Après avoir délimité les actions à réaliser chaque semaine et chaque jour, définissez le temps que vous devez y passer – vous serez beaucoup plus productif de cette manière.

 

J’avais pour habitude de tourner mes vidéos quand j’en avais envie, quand je sentais que c’était le bon moment. Pour chaque vidéo, il y avait une phase de préparation, puis de rangement du matériel. Ce qui veut dire que si je tournais 5 vidéos en 5 jours, je préparais et rangeais 5 fois mon matériel. Vous voyez où je veux en venir ? 

 

Désormais, je dédie une journée entière – parfois plus – au tournage de mes vidéos, ce qui me permet d’optimiser le temps d’installation et de me dégager du temps. L’action que j’avais à faire est définie, terminée, et je peux passer à la suivante. 

 

Déterminez des time blocks pour chacune de vos actions – et ne vous autorisez rien d’autre pendant. Time block après time block, vous avancerez vers vos objectifs. 

 

Il existe d’autres méthodes de gestion du temps, comme la méthode Pomodoro qui consiste à travailler de manière intense et concentrée pendant 25 min, puis à vous accorder 5 min de pause – et continuer ainsi jusqu’à la fin de votre tâche. 

 

En ce qui me concerne, je préfère travailler selon mon niveau d’énergie. Si je suis fatigué, je vais en profiter pour trier des documents, alors que si je suis en pleine forme, je vais avoir envie de tourner de nouvelles vidéos. 

 

Trouvez les méthodes qui fonctionnent le mieux pour vous et essayez de les appliquer au quotidien. 

 

Créer des process de gestion des erreurs

 

Lorsqu’une erreur se répète, c’est le signe qu’il y a un process à mettre en place pour l’éviter. 

 

Si une erreur arrive une fois – c’est tout à fait normal, nous faisons tous des erreurs au quotidien. Si la même erreur se répète trois fois, c’est qu’il y a un problème. Attention, cela ne veut pas dire qu’il se passe quelque chose de grave, cela signifie simplement que vous avez un rôle à jour pour faire en sorte que le problème de se reproduise plus. 

 

Lorsqu’un problème se répète trois fois, vous dépensez trois fois du temps et de l’énergie pour résoudre ce problème. Vous devez alors vous demander ce qu’il est possible de mettre en place dans votre organisation pour augmenter les probabilités que le problème ne se reproduise pas. Vous économisez ainsi du temps pour l’avenir. 

 

C’est arrivé plusieurs fois que l’on oublie du matériel pour le tournage de mes vidéos. Nous avons alors mis en place des listes de matériel qui au fil du temps sont de plus en plus précises – ce qui nous évite les oublis. L’objectif n’est pas d’atteindre la perfection, mais de toujours chercher à avancer, à s’améliorer. 

 

Vous verrez que c’est très satisfaisant de pouvoir se dire « j’avais une difficulté, et j’ai mis en place les actions nécessaires pour qu’elle ne se reproduise plus ». 

 

Terminez vos projets

 

Garder des projets en suspens est quelque chose de très néfaste. Pour y remédier, deux étapes sont nécessaires : 

 

Mieux déterminer votre action. J’avais pour habitude de me lancer dans des projets, des actions trop importantes pour moi. Le résultat, c’est que la tâche s’avérant trop ardue, j’avais de mois en moins d’énergie et j’abandonnais en cours de route. Je culpabilisais, j’étais en colère et je me dévalorisais.

Désormais, je me fixe des actions plus petites. Je peux ainsi les terminer plus facilement et passer à la suivante aussitôt après.

 

Ne rien démarrer de nouveau tant que vous n’avez pas terminé ce qui est en cours. Attention, cela ne veut surtout pas dire qu’il ne faut pas prendre en compte les idées qui vous viennent pendant que vous êtes en train de réaliser un projet. Notez ces idées quelque part, et notez toutes les idées qui vous viennent au même endroit. Cela vous donnera encore plus de motivation pour terminer rapidement et efficacement votre tâche, et pouvoir ensuite vous pencher sur l’idée lumineuse que vous avez eue dans la journée

 

La gestion du temps est un sujet sur lequel je pourrais écrire encore et encore, mais commencez par mettre en place ces 7 actions au quotidien et expliquez-moi si elles fonctionnent pour vous, si vous avez obtenu les résultats que vous espériez. 

 

À la fin de la journée, pensez aux heures que la vie vous a données et demandez-vous si vous êtes fier de la façon dont vous les avez utilisées. Steve Jobs avait une méthode pour répondre à cette question : s’il cumulait plusieurs jours d’affilée avec la sensation de ne pas avoir optimisé le temps qui lui avait été offert, c’est qu’il y avait quelque chose à changer.

 

Votre temps est précieux, c’est la plus belle de vos ressources. Gérez-le d’une main de maître, cela fera une vraie différence dans votre vie. 

 

On avance ensemble ! 

 

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