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Comment être PLUS EFFICACE au travail avec ces 6 stratégies – WUC #189

Bonjour à vous ! Voici David Laroche de la série Wake Up Calls, le rendez-vous quotidien pour booster et inspirer votre vie.

Aujourd’hui, voyons comment être plus efficace au travail.

Vous me posez régulièrement la question d’efficacité et de productivité, et j’ai eu envie de vous faire une vidéo, pour vous apporter des premiers éléments de réponses qui peuvent vous aider à être plus efficace. On va voir ensemble six clés.

La première chose qui aide vraiment à concentrer son énergie au bon endroit, c’est d’avoir des objectifs clairs et d’avoir peu d’objectifs.

Si j’ai trop d’objectifs en même temps, je vais avoir tendance à disperser mon énergie et à disperser ma capacité de concentration au mauvais endroit.

Si je n’ai pas d’objectifs, de même, par exemple dans le cadre de mon entreprise, si je ne sais pas quand je me lève le matin, quelle est la priorité, dans le mois, dans les six mois, dans l’année, dans les deux ans, je vais avoir du mal à concentrer mon énergie.

Il y a mille choses potentielles que je peux faire en une journée, pour développer mon entreprise. C’est très important que je le sache, à la fin de la semaine, qu’est-ce qu’on veut obtenir ? À la fin du mois, quel est le check-point que je dois valider ?

Une bonne question pour définir un objectif, c’est : « A la fin de (vous mettez la période de temps) d’un an, à la fin des six mois, à la fin d’une semaine, quel est le résultat que je veux obtenir qui sera concret et mesurable par quelqu’un d’autre que moi. »

Un objectif clair, par exemple : d’ici demain soir, on ait tourné trente Wake Up Calls.

Donc, plus vous serez clair sur l’objectif que vous voulez atteindre, plus vous aurez la capacité à orienter vos actions quotidiennes.

J’aime bien l’idée de partir d’une grande vision, la découper en un objectif en deux ans, un an, six mois, trois mois, un mois, une semaine et à la journée. Cela me permet de me dire le matin : « Quelles sont les trois actions à mener pour atteindre les objectifs de la semaine ? Ce qui va m’aider : à atteindre l’objectif du mois, à atteindre l’objectif à trois mois, à six mois et à un an. Puis plus, si cela vous parle.

Donc, prenez du temps à vous dire : « Qu’est-ce que je veux concrètement ? Parce que je peux rajouter quelques détails qui ne sont pas utiles et perdre de vue la priorité. »

Le deuxième moyen d’être efficace, c’est la technique des rochers. Mettez les gros rochers en premier. C’est la métaphore qui est très connue dans les séminaires sur l’organisation et l’efficacité. On vous demande: « Vous avez des gros rochers, des moyens rochers, des petits rochers et du sable, vous avez aussi un bocal d’une taille fixe, qu’est-ce que vous mettez en premier ? »

La plupart du temps, les personnes répondent des choses complètement aléatoires : « je mets le sable en premier, puis les petits rochers puis les moyens rochers. »

Forcément, quand on y réfléchit par volume, il va falloir mettre en premier les gros rochers, puis les moyens, puis les petits et puis le sable. Parce que si je mets le sable en premier, je vais occuper beaucoup d’espace et les gros rochers ne rentreront pas.

Donc, c’est intéressant de se dire : « C’est quoi, le gros rocher dans mon activité ? C’est quoi le gros rocher dans mon travail ? » Et mettre en dernier, les petites choses, que finalement, je vais arriver à placer un peu partout dans mon emploi du temps.

Donc, demandez-vous, toujours, c’est quoi le gros bloc à terminer en premier, puis le deuxième qui est moins important, puis les fins de priorité et enfin les choses qu’on peut mettre n’importe où, et qui vont réussir à se glisser dans l'emploi du temps, parce qu’elles demandent  soit peu d’énergie, soit peu de temps, soit peu de compétences.

La troisième chose qui a été, pour moi, très complexe à développer, et je pense que j’ai encore un chemin à faire, c’est la différence entre l’urgent et l’important.

L’important, c’est ce qui indispensable, il doit être fini à la fin d’une année, justement, c’est souvent ces gros blocs-là et s’il n’y a pas cela, alors il n’y aura rien qui peut se faire. Par exemple, si je construis une maison, les fondations sont des choses importantes.

L’urgent, c’est parce qu’il y a une date (un deadline) qui finit dans peu de temps. Par exemple, si aujourd’hui, c’est l’anniversaire d’un ami d’enfance, c’est urgent. La question c’est : « est-ce que c’est important ? »

Par exemple, si j’ai le projet, le plus important de ma vie, qui finit dans un mois, on pourrait considérer qu’un mois, c’est non urgent, mais si cela se trouve, je vais avoir besoin d’y consacrer tout le temps, pour cela. Peut-être que cet ami, que je n’ai vu qu’une seule fois dans ma vie, n’est pas si important que cela.

Encore une fois, cela va être en fonction de votre système de valeur. Mais des fois, on va mettre en place des actions pour les choses qui sont urgentes alors qu’elles ne sont pas importantes. Par exemple, urgence c’est : « Il y a une vidéo en ligne qui est disponible 24H et vous vous forcez à la regarder parce que c’est urgent de la regarder. » Alors que ce n’est peut-être pas important et qu’il vaut mieux ne pas la regarder du tout et même la perdre.

Je vous invite à vous poser la question : « Est-ce qu’à chaque fois, cette chose-là est indispensable à finir d’ici un mois, un an, deux ans ou dix ans ? »

Sinon, on va utiliser nos 24 heures, on va utiliser notre énergie dans des choses qui sont urgentes, alors qu’en fait, elles ne sont pas importantes.

À la fin de l’année, on se dit : « C’est incroyable, j’ai travaillé dur alors que le projet, le plus important, pour moi, n’est pas fait. » Par exemple, dans le cadre de ces vidéos, il y a beaucoup de choses qui sont importantes et il y a beaucoup de choses qui sont urgentes. Par exemple, on pourrait, par rapport à la météo, se dire, c’est urgent de tourner ce nouveau plan-là, il peut être cool.

Mais est-ce que c’est le plus important ? Parce que je vais prendre du temps à faire une chose qui est urgente, mais pas importante, c’est-à-dire ne pas préparer mes prochaines vidéos.

Donc, je me pose tout le temps la question : « Est-ce que cette chose est indispensable à faire ? Est-ce que c’est vraiment en accord avec ce qui est important ? »

L’idée est, de faire en priorité ce qui est important et ce qui est urgent en premier ; ensuite, ce qui est important et non urgent ; puis, si tu as fini les deux premiers, ce qui est urgent et pas important. Surtout, tu annules de ton emploi du temps ce qui n’est ni important ni urgent. Quand on regarde vraiment son emploi du temps, il y a beaucoup de choses non importantes et non urgentes. Important, c’est que cela répond à ton système de valeur, cela te nourrit, tu te sens bien quand tu le fais, cela te donne de l’énergie.

Prenez votre emploi du temps et voyez qu’est ce que vous pouvez arrêter. Et à l’inverse, où est-ce que vous pouvez mettre davantage d’énergie ? Dans mon cas, préparer une vidéo, c’est important. Ce n’est peut-être pas urgent, par exemple, si l’on prépare un tournage en mars 2017, j’ai du temps, mais c’est important si je veux faire passer mes vidéos à un autre niveau.

La quatrième clé, si vous voulez devenir plus efficace, c’est de mettre fin aux distractions, par exemple, Facebook, peut être une source de distraction. Tout ce qui peut arriver de façon inopinée et perturber votre attention, par rapport à votre objectif, est une distraction : Facebook, Skype, votre belle-mère qui arrive, les gens qui vous contactent, les gens autour de vous.

Toutes les formes de distractions vont vous empêcher de concentrer votre énergie. Par exemple, quand je discute avec des auteurs, ils ont, des fois, besoin de passer un certain temps devant la feuille blanche et au bout d’un moment, il y a le flot qui arrive.  Si cela fait 30 minutes que tu es devant ta feuille blanche, que tu as galéré à écrire n’importe quoi, que ton flot démarre après 30 minutes et qu’à la 35ème minutes, tu as une notification Facebook qui te coupe et qui fait que tu pars sur une autre chose, tu vas passer ton temps à seulement être dans l’attente du flot. Ou bien, par exemple tu n’organises pas ton temps et que tu as ton téléphone qui est allumé, à chaque fois, tu vas avoir des gens qui vont être là et te couper de ton flot et de ton objectif prioritaire.

Donc, c’est se connaître, encore une fois. Moi, par exemple, je suis facilement distrait, donc, vu que je me connais, je sais que je vais couper Facebook, couper Skype, prévenir ma chérie et lui dire que : « Là, je vais tourner des vidéos, là, je vais faire telle chose. » Parce que j’ai un naturel à regarder autour de moi, j’ai un naturel à être dans la distraction.

Donc, si vous êtes plutôt comme ma chérie, c’est-à-dire que, quand elle est concentrée sur une action, il pourrait y avoir huit tremblements de terre, elle resterait concentrée. Ce qui n’est pas mon cas.

Donc, si vous êtes plus comme moi, coupez les distractions, mettez au courant les gens autour de vous, et cela va vous aider à mettre en place les actions prioritaires pour votre vie, pour la fin de sa vie et de pouvoir se dire que : « J’ai eu une vie incroyable et je suis fier de moi ! »

Une cinquième clé que j’ai apprise et qui m’a aidée. D’ailleurs, j’ai encore à progresser sur cette clé-là, c’est de déterminer du temps pour des actions. Par exemple, avant j’avais tendance à tourner les vidéos n’importe comment, et à dilapider énormément d’énergie dans l’installation et le rangement du matériel, la préparation de la vidéo. Par exemple, pour cette série, la saison 3, on a posé cinq jours de tournage, ce qui fait que je sais quand cela commence, quand cela finit, je suis dédié à cela, à partir de mercredi soir, le tournage des trente vidéos, c’est fini. Cela veut dire qu’après, j’ai un an de vidéos d’avance.

D’ailleurs, cela me permet de me dire que la semaine d’après, j’ai une semaine sur la comptabilité. La semaine d’après, on part en vacance.

Avant, je détestais cette idée-là, et je me disais : « Ah non, je vais m'emprisonner. »

La clé, c’est de se connaître, effectivement, si tu prends le système de quelqu’un d’autre et que tu l’appliques sur toi, il va t'emprisonner. Un artiste se sent libre, mais paradoxalement, il peint dans une page qui est fermée c’est-à-dire qu’il a un cadre dans lequel il crée et où il est libre.

L’idée, c’est de designer un emploi du temps qui vous correspond. Moi, j’ai besoin de passer d’une chose à une autre. Donc, par exemple, je ne vais pas me mettre une journée sur une seule chose. Je vais avoir besoin de varier, de varier de lieu et de varier d’activité. Mais en revanche, j’ai arrêté, ma manière de faire, quatre minutes cela, cinq minutes cela. J’ai progressivement augmenté le temps où j’affecte une tâche, parce que je suis passé de l’inconvénient de me refermer à l’inconvénient d’être dans dix ans, en train de me dire : « Où sont mes rêves ; où sont mes objectifs ; où sont les choses qui sont importantes pour moi. »

Donc, posez dans votre emploi du temps des activités, en disant : « Cette matinée ou cette soirée, je la consacre à cela. » Par exemple, je sais aujourd’hui que, les lendemains de séminaires, le lundi, j’ai une tâche qui s’appelle repos parce que si je ne mets pas cette tâche, je vais avoir tendance à poser des rendez-vous, à faire des choses, et à mal me reposer et à mal faire mon travail, à mal faire ce pourquoi je suis fait, à faire des vidéos en étant moins inspiré parce que je suis fatigué après mes deux jours de séminaires.

Donc je pose en me disant, cette journée là est dédiée à prendre ton temps, à marcher dehors, à te reposer, à méditer, à faire ce que je veux. Je peux même travailler, mais à mon rythme.

La sixième clé et celle-ci, je l’adore, le jour où je l’ai compris, cela a fait une différence énorme, dans ma productivité et dans mon bien-être.

Avant je me disais, un peu en mode fouet, il faut que tu fasses cela et cela. Aujourd’hui, j’ai conscience de l’énergie que j’ai. Par exemple, si je suis dans une grande énergie, je vais faire des vidéos. Mais si je suis fatigué et que j’ai deux jours de séminaires, je ne suis pas dans une énergie où cela va être une énergie de création. Par contre, c’est l’énergie parfaite pour trier des factures, c’est l’énergie parfaite pour trier des vidéos, renommer des choses.

C’est-à-dire qu’aujourd’hui, je vais des choses, en fonction de mon niveau d’énergie, j’ai une super énergie, en mode création, je prends un mindmap, vous savez c’est une carte mentale, et je vais mettre toutes les idées de vidéos que j’ai, ou je vais passer du temps à imaginer, à rêver des choses, ou je vais préparer une vidéo. Je ne suis pas très en forme, je vais installer les trépieds et je vais préparer quelque chose, ranger des choses. Donc, cela m’aide énormément à ne pas être désaligné à mon rythme interne.

Je pense que c’est un peu comme les saisons, il y a des temps où c’est bien de semer, des temps où c’est intéressant de se reposer et des temps où il est bien de récolter.

Si tu te connais, tu as une efficacité qui est magique et en plus dans le bien-être.

Alors, résumons qu’est ce qu’on a vu ensemble.

La première chose, aillez des objectifs clairs, sachez ce que vous voulez. Et quel est le résultat que vous voulez obtenir à l’issue de cette date ? Cela peut être une semaine, cela peut être un mois, trois mois, six mois, un an ou plus.

La deuxième clé qu’on a vue, c’est de mettre les gros rochers en premier. Mettez les gros rochers en premier, les grandes priorités en premier, ensuite les moyennes, les petites, le sable et les petites choses que vous pouvez glisser à droite et à gauche. Mais on trouve toujours le temps de les faire.

La troisième clé qu’on a vu, c’est de faire la différence entre l’urgent et l’important. Les choses qui sont urgentes parce qu’il y a des deadlines, mais qui, au fond, à la fin de l’année, on se dit :  » Mais pourquoi j’ai mis autant d’énergie à faire cela ? Et pas d’énergie à faire ce qui est vraiment important pour moi à la fin de l’année. »

La quatrième clé, c’est de mettre fin aux distractions, coupez Facebook, coupez Skype, coupez toutes les choses qui peuvent vous distraire de ce qui est vraiment important pour vous. Encore une fois, si vous vous connaissez, vous savez ce qui est à mettre en place pour que vous arriviez à avancer.

D’ailleurs, c’est intelligent de se connaître, je sais aujourd’hui, les domaines où je suis moins bon et les domaines où je suis brillant. Je pense que la force de l’être humain, c’est d’apprendre tellement à se connaître que, du coup, tu organises ta vie autour de tes talents, et tu organises ta vie autour de tes faiblesses.

La cinquième clé, c’est de déterminer du temps avec des activités précises pour pouvoir se dire : « A l’issu de cela, cette chose a avancé. »

Enfin la sixième clé, c’est d’avoir des activités en fonction du niveau d’énergie dans lequel vous êtes.

Par exemple, vous pouvez faire la vaisselle quand vous avez peu de créativité, cela ne demande pas de la créativité. Vous pouvez tondre la pelouse, faire des choses qui correspondent à l’énergie que vous avez. À l’inverse, quand vous avez une énergie au taquet, vous pouvez vous dire : « Je vais faire ce qui est profondément important pour moi. »

D’ailleurs, cela m’amène à un petit détail qui est que :  » C’est quand tu es au top, il s’agit d’organiser ta vie pour les fois où tu es moins au top. »

Par exemple, si tu n’es pas au top et que tu n’as rien autour de toi qui t’aides à remonter, tu vas avoir tendance à redescendre. Mais quand tu es au top, c’est le moment parfait de prendre ton iPhone et faire une playlist de musiques qui te met à fond.

C’est le moment parfait, pour faire une playlist de vidéos qui t’inspirent ou pour couper un moment de film qui t’inspire. Ou peut-être, te dire “à chaque fois que je ne me sens pas bien, j’ai du mal à écouter de la musique parce que j’ai besoin de dix étapes pour le faire.” Alors tu crées un dossier sur ton bureau avec des musiques.

C’est peut-être, le moment idéal pour ré-organiser ta cuisine pour avoir des fruits, si tu as remarqué que les fruits te faisaient du bien.

C’est peut-être le moment idéal de regarder où est-ce qu’il y a des parcs si tu as remarqué que les parcs te faisaient du bien.  

C’est quand tu es au top que tu organises ta vie, pour que quand tu ne seras pas au top, tu n’aies aucune excuse pour ne pas les faire, de retrouver de l’inspiration et de te sentir bien.

Si cette vidéo vous a inspirée, partagez-là au maximum. Vous cliquez sur le petit bouton j’aime.

Vous partagez la vidéo et dites-moi en commentaires les questions que vous vous posez en ce moment. Je vais y répondre et surtout on avance ensemble !

Merci à vous !

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