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COMMENT ÊTRE PLUS EFFICACE AU TRAVAIL EN 6 CLÉS

La productivité et l’efficacité au travail sont deux thèmes très récurrents, qui soulèvent toujours autant de questions. Aujourd’hui, je vous apporte des éléments de réponse que vous pourrez mettre en pratique à votre rythme, pour vous améliorer au quotidien. Voyons cela ensemble en 6 clés. 

 

Avoir des objectifs clairs

 

Le premier conseil que je peux vous donner pour booster votre productivité est de définir des objectifs clairs – et d’en définir un nombre limité. Si vous avez trop d’objectifs à atteindre, le risque est que vous dispersiez à la fois votre énergie et votre capacité de concentration. 

 

L’idéal est de déterminer des objectifs à court, moyen et long terme. Vous pouvez par exemple vous fixer des objectifs pour la journée, la semaine, le mois, l’année, etc. Cela vous permettra de faire des points réguliers pour suivre votre avancement, de vous améliorer en réajustant vos actions – afin que celles-ci convergent toujours vers vos objectifs. Sans but précis, il est très difficile de se lever le matin et de trouver la motivation nécessaire pour travailler. 

 

Pour mesurer vos objectifs, posez-vous la question suivante : « D’ici ce soir, ou la fin de la semaine, ou bien d’ici six mois, quel est le résultat que je veux obtenir, qui est concret et mesurable par quelqu’un d’autre que moi ? ». Pour moi, cela pourrait être de tourner trente vidéos de Wake Up Calls d’ici demain soir par exemple. Un objectif clair nous donne la possibilité d’orienter nos actions quotidiennes vers cet objectif. 

 

Si vos objectifs vous semblent trop lointains, ou trop ambitieux, découpez-les en sous-objectifs à six mois, un mois, un journée. Chaque matin, définissez quelles sont les actions à mener dans la journée pour atteindre votre objectif du jour, puis de la semaine, puis vous emmènera jusqu’à votre objectif final. 

 

On ne le répètera jamais suffisamment : prendre le temps de réfléchir précisément à ses objectifs et à la manière la plus optimale de les réaliser est un gain de temps monumental, et vous permettra de trouver l’énergie nécessaire pour être efficace au quotidien. On évite de se disperser dans détails superflus ou qui ne collent pas parfaitement à l’objectif, et on reste concentré. 

 

Mettre les priorités en avant

 

La technique des gros rochers est très connue et souvent abordée dans les séminaires ou conférences qui traitent d’efficacité et de productivité. 

 

Imaginez que vous avez des rochers de grande, moyenne et petite taille, ainsi que du sable. On vous donne un bocal pour tout mettre à l’intérieur : par quoi commencez-vous ? Lorsque l’on pense en termes de volume, le plus efficace est de commencer par disposer les gros rochers à l’intérieur du bocal, puis les moyens rocher et enfin les petits. Ensuite, on complète en versant le sable. Si l’on commence par le sable, cela occupera tout l’espace et on ne pourra plus ajouter le reste. 

 

Pour transposer cette technique dans votre vie et prioriser vos tâches, demandez-vous quel est le gros rocher dans votre activité. Réfléchissez à votre objectif principal, à celui qui va vous demander le plus de temps et d’énergie et faites en sorte de trouver le temps nécessaire à lui accorder. Ensuite, pensez à vos objectifs secondaires et enfin aux grains de sables, aux petites actions qui vont réussir à se glisser dans votre emploi du temps car elles nécessitent peu d’énergie, peu de temps ou peu de compétences. 

 

Différencier l’urgent de l’important

 

Faire la différence entre l’urgent et l’important est fondamental : nous avons souvent tendance à confondre les deux et à être contre-productif. 

 

L’important, c’est ce qu’il est indispensable d’avoir terminé à la fin de l’année, ce sont souvent les gros rochers. 

L’urgent, ce sont les actions que nous devons faire et qui ont une deadline, qui doivent être réalisées avant une date précise. 

 

Par exemple, si aujourd’hui j’ai l’anniversaire d’un ami d’enfance, c’est quelque chose d’urgent car cela se passe aujourd’hui seulement et on ne peut pas le remettre au lendemain. Pour autant, cela ne veut pas dire que c’est important. C’est à vous de décider si c’est quelque chose d’important pour vous, qui nécessite que vous chambouliez votre emploi du temps et votre organisation pour y accorder du temps. Ce sont des choix que l’on fait en fonction de nos valeurs et de ce que l’on souhaite prioriser dans nos vies. 

 

Il nous arrive de mettre en place des actions pour des choses qui semblent urgentes et qui ne sont au final pas importantes. Par exemple, si vous tombez sur une vidéo en ligne qui n’est disponible que 24h, vous allez la regarder parce que vous ressentirez l’urgence et parce que vous savez que passé ce délai de 24h, vous n’y aurez plus jamais accès. Alors qu’au final, elle ne vous aura peut-être rien apporté et vous aurez peut-être perdu du temps avec quelque chose qui s’avère ne pas être important. 

 

Le sentiment de précipitation vous aura fait perdre à la fois du temps, de l’énergie et de la concentration que vous auriez pu accorder à des choses qui sont réellement importantes. Pour chaque action que vous réalisez, demandez-vous s’il s’agit de quelque chose d’urgent ou d’important. Sans cela, il est facile de dépenser tout notre temps et notre énergie dans des choses qui sont urgentes, en laissant de côté ce qui est important et donc ce qui nous permet d’atteindre nos objectifs. 

 

Par exemple, lorsque je tourne mes vidéos, il y a toujours des choses importantes et d’autres qui sont urgentes. Si la météo s’annonce mauvaise demain, je pourrais me précipiter pour tourner un nouveau plan avant demain et avoir une belle lumière et de belles images, alors que ce que j’ai à vous dire n’est pas encore optimal et que je pourrais peaufiner mon discours, pour vous faire une vidéo qui soit la plus claire et compréhensible possible. 

 

Une action importante répond à notre système de valeurs, elle nous nourrit et nous permet de nous sentir bien. 

 

A partir de maintenant, commencez par faire ce qui est important ET urgent. 

Ensuite, ce qui est important mais non urgent.
Pour terminer, ce qui est urgent mais pas important. 

Enfin, le point le plus important de cet article si vous souhaitez gagner en efficacité et en productivité : ne faites JAMAIS ce qui n’est ni important, ni urgent. Nous avons tous dans nos agendas des tâches qui s’avèrent n’être ni importantes, ni urgentes – et c’est une réelle perte de temps. 

 

Après avoir lu cet article, je vous invite à regarder votre emploi du temps et à essayer de le réaménager, en supprimant ce qui n’est ni urgent, ni important, puis en mettant ce temps gagné à profit de ce qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. 

 

Mettre fin aux distractions

 

Les distractions sont un vrai fléau, elles nous coupent et nous éloignent de nos objectifs. Pour réussir à les affronter, la seule solution est de bien se connaître. 

 

Je sais par exemple que je suis quelqu’un qui est facilement distrait. Lorsque j’ai des tâches importantes à réaliser, je coupe toutes mes notifications et je préviens ma compagne que je ne peux pas être dérangé : je mets toutes les chances de mon côté pour optimiser mon temps de concentration et être plus performant. À la fin de la journée, j’ai pu maximiser ma productivité et atteindre mes objectifs quotidiens. 

 

Se couper des distractions va vous aider à mettre en place et à réaliser les actions qui sont prioritaires, qui vous permettront d’atteindre vos objectifs – et vous serez fier de vous. 

 

Déterminer du temps pour les actions

 

Déterminer le temps nécessaire à la réalisation de nos actions ou nos projets est probablement ce qu’il y a de plus complexe en matière de productivité. 

 

Il y a quelques temps encore, j’avais tendance à tourner des vidéos quand l’envie me prenait de manière ponctuelle – et je perdais énormément de temps avec la préparation et le rangement du matériel, entre autres. Désormais, pour chaque série de Wake Up Calls, je bloque trois, quatre ou cinq jours de tournage – en fonction du nombre de vidéos que j’ai à tourner. C’est donc un projet qui a une date de début et une date de fin. 

 

J’optimise mon temps en définissant des plages de travail, au lieu de tourner trois vidéos le matin et de faire ma comptabilité l’après-midi par exemple. Cela me permet d’avoir de l’avance dans mes vidéos, puis ensuite de passer à d’autres sujets. Je ne m’éparpille plus comme avant et je perds beaucoup moins de temps. Grâce à cela, j’ai gagné en efficacité et j’ai un rendement bien supérieur. 

 

Designez un emploi du temps en fonction de vos tâches, délimitez un cadre qui vous correspond – votre productivité en sera décuplée. 

 

Sentir son énergie

 

Enfin, mon dernier conseil est de ressentir votre énergie. Cela a fait une différence énorme dans ma vie et a eu un impact sur mon bien-être et ma productivité. 

 

Avant, j’avais tendance à m’auto-flageller et à réaliser mes objectifs uniquement parce que je me les étais fixés. Je me sentais obligé d’exécuter mes tâches et la conséquence de tout ça, c’est que je mettais moins de cœur à l’ouvrage – tout ceci entachant bien sûr ma productivité. 

 

Aujourd’hui, je parviens à prendre conscience de l’énergie dont je dispose et j’avance dans mes projets en fonction. Si je suis dans une phase d’énergie débordante, je vais en profiter pour tourner des vidéos et faire tout mon possible pour vous communiquer cette énergie ! Si je sens que je ne suis pas dans une énergie créative, je vais en profiter pour trier mes factures par exemple, ou bien d’autres tâches qui ne nécessitent pas que je sois dans une forme olympique. 

 

Essayez d’avancer dans vos objectifs selon votre niveau d’énergie – et non plus par obligation. Vous vous alignerez avec votre rythme interne et vous verrez une différence énorme au niveau des résultats. Apprenez à vous connaître et à vous écouter. 

 

Il n’y a pas de méthode miracle pour être efficace et performant, mais des actions à mettre en place pour vous améliorer au quotidien. Pour résumer, commencez par définir des objectifs clairs et priorisez vos tâches, tout en différenciant bien l’urgent de l’important. Stoppez les distractions, définissez un temps pour chaque action et avancez selon votre énergie. Vous serez bluffé par les résultats. 

 

On avance ensemble ! 

1 Commentaire

  1. Luc

    Très bon sujet, intéressant. On est tous concerné par ces problématiques d’organisation au quotidien et de l’autodiscipline à mettre en œuvre pour y arriver.
    J’ai d’ailleurs écrit un article sur le même sujet sur mon blog car ces thèmes récurrents.
    https://mesdocumentsefficaces.com/comment-sorganiser-efficacement/
    Définir des objectifs, des priorités, créer l’environnement favorable pour passer à l’action en gérant son énergie.
    Très bonne approche
    Merci David pour cet article

    Réponse

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